Det kan være svært at gennemskue, hvad det omfatter at få implementeret et nyt CMS, hvis du står overfor din første implementering. Hvad skal vi sørge for at sikre os, at leverandøren har styr på og har tænkt med i projektplanen, og hvor gemmer de store faldgruber sig? Hvilke beslutninger skal vi begynde at overveje, hvilke oplysninger har vi brug for at samle ind?
Forvirringen er sådan set meget naturlig. CMS teknologien er relativt ny set i forhold til fx styresystemer til personlige computere, og modenheden blandt konsulenter, på grund af stor udskiftning i branchen, og kunder er endnu ikke så stor.
Samtidig gør de testosterone propionate mange koblinger mellem CMS og andre interne it systemer og arbejdsgange, at hver implementering er en unik kombination, som leverandøren ikke har prøver før. Det betyder naturligvis, at mange af problemerne også nye for leverandøren, til stor frustration for både kunde og leverandør.
Derfor sker det alt for ofte, at CMS projekter trækker ud, fordyrres eller får et resultat, der ikke lever op til forventningerne på et eller flere punkter.
Vi designer alle vores hjemmesider i WordPress CMS
Men CMS projekter er jo ikke de eneste it projekter, der involverer customiseringer, og selvom hvert projekt er unikt, er der trods alt også en del fællestræk: Elementer, som er med i de fleste projekter, og problemer som går igen projekt efter projekt.
Men det er som om, de involverede endnu ikke har haft tid og overskud til at systematisere deres erfaringer og lære af dem.
Derfor er der akut brug for et fælles overblik over CMS projekter, som kunder og leverandører kan bruge til at støtte hinanden i at komme sikkert over på den anden side.
Oversigten nedenfor er i al beskedenhed et forsøg på i korte træk at give det overblik, baseret på egne og andre projektlederes erfaringer gennem de seneste par år.
Projektleder hovedfokus
Den gyldne trekant:
– Tid (projektplan, fremdrift, deadlines)
– Kvalitet (test og godkendelse)
– Ressourcer (allokering af kompetencer, budgetstyring)
Trekantens centrum
– Scope (-slide)
– Risici
– Intern opbakning til projektet
Generisk projektplan
– Etablering af projektorganisation
– Foranalyse
– Aftaleindgåelse
– Opstart af særligt risikobehæftede aktiviteter
– Implementering af basissite og specialudviklinger: Iterative forløb bestånde af udvikling, tests og deploys
– Supportaftale indgåes
– Roadmap for videreudvikling
– Overdragelse
Etablering af projektorganisation
– Projektrammer (mandater, mødefrekvens mv.)
– Kommunikation i projektet (statusrapportering mv.)
– Change management (issue håndtering, plan for escalering)
– Test & deploy strategi
Foranalyse – Hvor stort er behovet?
Præcisering af strategiske behov:
– Forretningsanalyse (USP – unique selling points, KPI – key performance indicators, ROI – return on investments, projektets relation til diverse strategier)
– Målgruppeanalyse (præferencer og særlige krav)
– Interessentanalyse (fx workshop om forventninger)
– Konkurrentanalyse (SWOT, konkurrenternes websites)
Præcisering af konkrete behov:
– Hosting (krav, leverandørvalg)
– Kundens tekniske miljø (hvilken hardware og software benytter kundens redaktører, administratorer og udviklere, og hvad giver det af begrænsninger / udfordringer)
– Sikkerhedskrav (https, adgang til backend hjemmefra, særlige krav)
– Forventet antal besøgende, redaktører og sites (i forhold til load på frontend og backend samt evnt. licenser)
– Skalerbarhed (CMS og serverkapacitet)
– Platforme CMSet skal kunne føde til (mobil, Facebook, infostandere, storskærme mv.)
– Oplæring (hvor mange, hvilke brugertyper, tekniske forudsætninger)
Book en aftale med Koldings bedste Webbureau
Aftaleindgåelse
– Projektmål, work breakdown structure og/eller idekatalog (begge kan bruges ved prioritering og scope styring)
– Risikovurdering
– Endelig aftale om scope og kravspecifikation
– User Story formulering og prioritering, etablering af backlog
– projektplan og bemanding
Særligt risikobehæftede aktiviteter
– Integrationer
– Migrering
– Specialudviklinger
– indholdsproduktion (primært for nye sites)
Særligt til kunde-projektledere
I tilgift til ovenstående er det en rigtig god ide på forhånd at overveje, hvordan verden vil se ud efter jeres implementeringen, og få ledelsen til at afsætte budget og ressourcer til at realisere ig understøtte ny tiltag son fx at producere eller oversætte tekst til nye områder på websitet eller til at kunne virkeliggøre nogle af de ideer, I undervejs kommer til at udsætte til efter selve implementeringen, eller som opstår, når I ser de nye muligheder (det vil der rigtig ofte være behov for, hvis I vil hente den gevindst ind, som retfærdiggjorde investeringen i et nyt CMS).
Hvis du vil vide mere:
– Richard Newton, “Project Management, step by step”
– Hans Mikkelsen, “Grundbog i projektledelse”
– John P. Cotter, “Leading Change”
– Russel Nakano, “Web Content Management, a collaborative approach”
– Ashley Friedlein, “Web Project Management – delivering succesfull commercial websites”
– Bob Boiko, “Content Management Bible”
– Ken Schwaber & Mike Beedle, “Agile Software Developments with Scrum”
– Roman Pilcher, “Agile Product Management with Scrum, creating products that customers love”
Disclaimer: Oversigten er baseret på mine egne erfaringer som projektleder på IT-Universitetet af en CMS implementering til hjemmeside og intranet, interviews af andre projektledere i forbindelse med rapporten “CMS implementering – erfaringer og anbefalinger” og en række uformelle samtaler med andre projektledere i samme situation.
Læs også: