Mangler du værktøjer til at få en it afdeling og en kommunikationsafdeling til at arbejde bedre sammen om online projekter? Så kan du måske bruge mine ideer til Håndbog for Samarbejdet og Samarbejdsmatricen, som jeg præsenterer nedenfor. Ideer og input er meget velkomne.
Vi har som lokal webbureau stor erfaring i denne kobling
Hvem har ansvaret for online projekter
En organisations online tilstedeværelse ejes ofte i en kommunikationsafdeling eller en HR afdeling, der taler et helt andet sprog end it afdelingen. Det kan naturligvis give en del gnidninger, når det skal besluttes, hvilken afdeling der har ansvaret for at levere eller indkøbe løsningen til et nyt online projekt.
Håndbog for samarbejdet
Derfor kan et godt første skridt på vejen være at oprette en fælles håndbog for samarbejde, hvor de to afdelinger kan dele forskellige opfattelser af ord, efterhånden som de dukker op. Håndbogen er efter min opfattelse både et praktisk arbejdsværktøj og en god måde for de to afdelinger at huske på, at der er kulturforskelle, der skal overvindes
Et eksempel fra min egen hverdag: En IT afdeling, skulle programmere et selvstændigt video site. Kommunikationsafdelingen ville gerne ind over i forhold til, hvordan det skulle se ud. I løbet af opstartsmødet opstod der imidlertid en del forvirring, fordi begge afdelinger mente, at det var deres opgave at stå for punktet “præsentation”. Forklaringen var naturligvis, at de to afdelinger forstod noget forskelligt ved “præsentation”, nemlig i it afdelingens verden: Hvilke af systemets mange data, der skal præsenteres; og i kommunikationsafdelingens optik: Hvordan siden som dataene vises på, skal se ud (layout / webdesign osv.).
Bedre placering i søgemaskinerne?
Eksempel – Håndbog for samarbejde
Ord: Præsentation
ITs forklaring: Data output og filtrering, så de rette og evnt. ikke alle vises på side
Kommunikations forklaring: Layout, hvordan indholdet på en side visuelt ser ud, brug af grafiske elementer mv.
Ord: Prototype
ITs forklaring: Tegning / beskrivelse / diagram, der beskriver workflowet mellem system og menneske i forbindelse med løsning af en opgave
Kommunikations forklaring: Tegning der visualiserer brugergrænsefladen for et givent system i forbindelse med fx knapstørrelse, knapplacering m.v.
Har i overvejet videoproduktion i forbindelse med markedsføring?
Samarbejdsmatricen
Eksemplet ovenfor affødte også diskussion om, hvad der hører til hvor, altså hvilken afdeling der var ansvarlig for hvilke typer udviklingsopgaver.
Dette problem løste afdelingerne sammen ved at lave et skema, en samarbejdsmatrice over, hvad der var hver af de to afdelingers hovedfokus, hvor de gerne ville have indflydelse, og hvor afdelingernes fokus overlappede.
Mapning af konkrete projekt
Da der først var enighed om modellen, fylde afdelingerne et par eksempler på systemer i modellen for at skabe en fælles konkret opfattelse af, hvem der havde ansvaret for et udviklingsprojekt alt efter, hvad det var for et eller flere eksterende eller potentielle systemer, projektet involverede.
Eksempel:
Projekt: “Find person” funktion på hjemmesiden
Involverede systemer: CMS, Personaleafdelingens persondatabase
Data afhængighed: Begrænset
Målgruppe: primær målgruppe 1+2, sekundær målgruppe
Placering i matrice: A2 – kandidat til samarbejdsprojekt
Kompleksitetsmodel
Modellen blev suppleret af en anden model, der skitserer hvilken type løsning, et givent samarbejdsprojekt skal arbejde mod, afhængig af kompleksitet. Hvis vi igen kigger på eksemplet ovenfor, skal der laves noget, der kan læse data fra en person database og vise det på hjemmeside. Det vil sige, at det er et projekt med lav kompleksitet, der derfor skal løses ved, at it afdelingen laver en webservice, der leverer data til CMSet, hvor kommunikationsafdelingen står for dataens udseende.
Læs mere: